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OA办公系统实现预算管理 活用OA软件

2016-02-19 20:14:02
     当前,如果你还认为OA系统的应用不上台面、没有深度,只是个打打杂、跑跑腿的“小伙计”,那么我要告诉你:你真的OUT了。   

   作为广东中博汽车零部件有限公司的项目主管,陈文担任着成本主管、ERP实施顾问和OA项目主管等多个职务,他对业务系统在企业管理中的实践应用颇有心得。日前,他在网易博客上分享了自己通过华天动力OA系统实现预算管理的成功经验。

    在陈文看来,虽然公司实行预算管理已经2年多,可是2012年的预算管理简直“惨不忍睹”,主要有以下原因:

    没有预算号管理,每年的同一部门、同一支出类型,预算号居然不一样,这样如何做跨年度预算分析呢?

    预算内容没有公开,很多部门在使用时,不知道预算号或预算内容,甚至当时预算金额有多少都不记得了。这也难怪,预算是每年初编制,每个人哪记得这么多。所以造成使用预算时,天天打电话问财务,一个字,晕。。。

    预算编制、修改、发布、使用这些环节,流程制度文件根本就没有,遇到问题财务想怎么解释就行,这怎么行呢?

    预算分析数据严重滞后。中博公司从预算申请到财务付款,有两个月以上的时间差,结果当发现预算超支时,很难去追溯两个月前的申请,因为各部门主管几乎都想不起来了,所以很难做好预算控制和分析。

    预算控制不到位,因为没有审批权限,全靠财务一个人监督,经常发生预算号填错的情况。而且因为时间差的原因,经常在预算审批时没发现超支,在付款时发现超支而不能支付,这时候还需要再走一个预算外流程,搞得个个怨声载道。

    鉴于这种情况,2013年陈文主动请缨,主持对预算管理制度和流程的规范工作,而保障这项工作落实的平台,就是公司应用的华天动力OA系统。陈文只用了一个多月时间,就达到了很好的效果。

    陈文将OA预算管理体系划分为四个环节:

    1、预算号管理:
    预算号是一列8位数字和字母,第1-2位表示职能,第3位表示日常性预算或资本性预算,第4-8位表示流水号。陈文规定预算号必须与会计科目一一对应,以保证会计做账的快捷性、一致性和准确性。

    考虑到公司的组织架构经常变动,所以陈文在规划预算号时,没有按部门来分类,而是按职能来分类。这样无论公司组织如何变动,都可以保证预算号不变,使用非常灵活,如下图示:

    陈文要求各部门在编制预算前,先查看OA系统中的《预算号清单》报表,看预算号是否足够使用,若不够则由管理员新增,否则不能申请预算。陈文还规定每个部门只能有一个预算号,这样就可以实现预算的跨年度自动分析对比。

    2、 预算编制及批准:
    首先由业务部门编制《销售预算表》,批准生效后,其他部门直接在OA系统中申请相应的金额即可,如下图示:

    3、 预算申请使用:
    陈文要求所有预算的使用申请,都必须通过OA系统进行审批,由财务部门把关。为此,陈文在OA系统中建立了十几个表单和流程,如:项目采购申请单、入库单、不合格品评审单、返工订单、差旅报销单等。

    由于所有的申请都通过OA系统进行流转,所以可以全程监控和保存业务数据,为日后的报表统计与分析提供了可能。

    4、 预算实时分析与控制:
    陈文在OA系统中设计了多种预算分析报表,所有的预算金额与实际发生额全部纳入OA系统。这些报表内的数据是实时更新的,只要预算申请通过,预算金额就会自动扣减。

    这样,各部门通过这些非常人性化的报表,就能够及时、准确、简便的分析自己的预算执行情况,还可以下载为EXCEL文件。这些报表包括:预算与实际对比分析表、月度预算查询、年度预算查询、各部门预算金额表等,如下图示:

    这是一个非常成功的应用案例,在陈文的文章后面,有网友评论到:“很强大的系统,很厉害的实施”。

    确实,优秀的OA系统是一个极佳的平台,只要稍加变通,就可以实现类似预算管理、采购管理等实用的管理功能。正如华天动力不断强调的:OA系统的工作流管理远非行政审批那么简单,而是被越来越多的企业应用于各种业务流程管理。

    这使得OA系统的应用得到不断的创新,也使得OA系统的价值得到持续的提升。
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