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能源集团用华天动力OA系统,实现项目全过程流程化管控

2022-06-24 10:33:56
当前,数字产业正在成为经济转型升级的新引擎,以数字化转型为载体驱动能源行业结构性变革、推动能源行业低碳绿色发展,既是现实急迫需求,也是行业发展方向,加快能源行业数字化转型,必将为推动能源高质量发展提供更加坚实的支撑。

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沈阳某能源集团是专业提供高品质能源设备、技术及解决方案的行业领先企业,热交换器行业的领导者。旗下三家能源技术子公司,拥有先进的研发中心和卓越的服务体系。为进一步优化管理,选择了华天动力协同OA系统为其搭建步入信息化内控管理的桥梁。 华天动力的工程师团队经过详细调研,找到了能源集团目前存在的问题和需求:

1、订单合同签订滞后;

2、合同签订无人跟进;

3、项目异地管理;

4、权责界定不清;

5、预算费用归集工作麻烦;

6、领导出差审批不便;

7、历史数据需要完整嵌入。

针对这些问题和需求华天动力OA的工程师为其量身定制了符合其业务场景的OA系统内控管理方案,用项目管理作为主线,全面贯穿其业务,模拟实际办公场景,让企业轻而易举实现数字协同。

一、项目全生命周期管控

华天动力协同OA系统以流程为核心,对能源集团项目进行全生命周期管控,根据其实际业务主要分为项目(订单)管理流程、订单合同管理流程、预算管理流程、款项管理流程等四类,以订单为核心,将销售订单合同、合同评审、供货、合同收款和发票业务层层关联,并最终关联其订单项目,便于财务的成本归集与核算,从而实时监控,全面提高项目管理工作效率。

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二、精细化项目订单管理

订单管理是能源集团的项目管理核心,华天动力协同OA系统根据需求分为线索项目和机会项目两类。线索项目属于意向类,后续需要跟进的项目,在跟进过程中随时可变更人员及公司。而对于机会项目,可以在OA系统中针对不同的销售阶段进行判别及跟踪,对项目订单的基本信息、报备信息、C139值、投标信息、大项目信息、财务数据进行全面跟踪,从而监控项目全进程。

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三、严格的合同评审管理

为了进一步解决项目权责界定不清的问题,明确订单合同评审过程的审批权责,保证订单合同与订单项目的关联关系,OA系统用流程对合同审批进行数字化管理。

由订单部录入订单合同产品、数量、金额、付款方式、关联订单项目并发起审批流程,这个过程可以和订单数据进行关联;再由综合管理部对订单合同的价格进行审核,推动各业务部门内部竞价流程,汇总后重新确定合同;然后由财务部对订单合同的付款等条款进行审核,针对合同内的产品材料等内容启动内部竞价机制;最后由总经理对订单合同进行最终批准。这样走完一个完整的订单合同评审管理业务流程,全过程可记录可追溯,实现责权分明。

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四、预算费控流程化管控

华天动力OA系统把费控预算制定到执行管理业务流程中,明确各业务部门年初预算,监督过程的跟踪和执行,同时周期性结转及调整。

由预算部制定年度预算,从当年二季度开始,按月份各部门申报,预算部汇总,并审批确认;各业务管理部的费用报销、项目费用报销、特殊费用报销、采购报销均走OA系统流程,可用表单自动预警,提示费用最上线,超费用可直接驳回或者转由更高级领导审批;财务部针对过程中发生的财务数据进行监督检查,核准执行;总经理根据实际执行情况,最终决策结转及调整的尺度。华天动力协同OA系统帮助能源集团从制定目标、过程执行、检查监督、决策调整制定了严谨的闭环费控管理。

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五、过程化严控资金流向

华天动力OA系统通过财务款项管理业务流程,明确各业务部门款项需求,通过过程化管理严控资金的流向。各业务管理部根据项目、个人以及实际业务涉及到的款项进行申请;总经理根据实际业务情况进行判定;财务部科长根据费用预算控制情况进行判别计划内及计划外款项审批;财务部出纳根据财务科长指示进行实际结果执行。通过过程化管理形成闭环严控资金流向。

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华天动力协同OA系统通过流程管控,以订单为核心,将销售订单合同、合同评审、供货、合同收款和发票业务层层关联,并最终关联其订单项目,便于财务的成本归集与核算,全面提高了能源集团项目管理工作效率,深受能源集团好评。

OA系统:http://www.oa8000.com/

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