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知识就是生产力,华天动力OA专注知识管理为企业充电

2020-06-22 15:31:20
  文档是企业重要的智力资产。文档的留存是一个企业经营的文化沉淀,一个企业通过不断的发展壮大,企业的相关文档也随之留存下来,成为企业重要的智力资产。目前已经有越来越多的企业注重企业文化的传承,传统的文档管理的储存和搜索提取功能已经不能满足现代企业的需求,知识管理的重要性已经被更多的管理者所认可。

  华天动力V8.0知识管理根据客户的实际需求,为用户搭建一个知识积累、共享、应用、创新的平台。该平台可以对企业文档进行权限管理,版本控制,文件保护,全文检索等功能。

  从一个经典的案例看知识管理:
  青岛某有机硅有限公司,香港独资企业,投资4000万美元,于2013年建成,该集团是全球五大泳镜生产厂商之一。主要生产游泳帽、游泳眼镜、游泳手套、耳塞、布泳帽、有机硅硅橡胶等。产品绝大部分销往国际市场,有SPEEDO、DECATHLON、ARENA、TYR、PUMA、SPURT等世界知名的游泳产品品牌商。由于每种产品都有自己的标准,生产时一定要符合标准,如果不达标,则没有办法出库。由于产品种类多,需要通过文档中心,将所有产品标准形成文档,上传,供各种职能人员查看,提高工作效率。

知识就是生产力,华天动力OA专注知识管理为企业充电

  企业知识管理主要存在的现象和问题是:
  以纸质存储的文档受时间的局限性,年久易损,易丢失,查找困难。
  电子文档未有集中管理,则收集统计困难,权责不明。
  文档管理人在交接时,未有详细文档说明导致文档查找困难。
  文档权限划分不明,文件版本划分混乱,且文档命名不规范。
  文档安全缺乏保障,无法有效协作共享。
  异地办公,文档查找、传递效率低。
  学习文档时出现疑问,没有沟通学习的渠道。
  文档类别混乱,查找起来费时费力,无法促进员工积极有效学习。

  针对以上问题,华天动力OA为其规划了一整套知识管理方案,为其定制专属的知识管理平台。
  1.统一的知识体系框架
  知识管理平台通过构建统一的知识管理体系,形成共享且安全的知识发布、浏览、应用体系,以实现全公司知识共享的知识管理目标。建立统一的知识架构,包括知识分类、知识标签、文档编号、文档版本、文档存放目录、文档审批流程等进行规范化。各部门在使用时,可以通过工作目录及知识体系目录的权限来打造各部门自己的知识体系,使得公司的知识得到全面的使用并扩展,将分散的知识进行有序、有效的整合,提高知识管理的效率和知识利用率。
知识就是生产力,华天动力OA专注知识管理为企业充电

  2.灵活的权限控制
  对于保密的文档我们可以控制把权限不开放给不能看的员工,对于有些只能查看不能编辑的用户,我们只给他查看权限,甚至可以修改的用户我们可以控制他是否可以删除及下载文件,权限控制到每个细节,让文档管理更为规范、严谨。
知识就是生产力,华天动力OA专注知识管理为企业充电

  3.符合ISO的版本控制
  对于企业多变的文档信息,多人员操作同一文档,通常修改记录很难控制,修改过程中出问题很难查找,有了版本控制所有问题迎刃而解,并且我们记录了修改时间和修改人,方便后续的问题处理。该功能也为企业实现ISO文档化提供了强有力的工具。
知识就是生产力,华天动力OA专注知识管理为企业充电

  4.动态水印技术
  互联网下的移动办公为员工提供了随时随地查阅文档资料的便利,提升了工作效率,但同时也存在重要保密文档被泄密的风险。动态水印技术的应用在一定程度上降低了文档被泄密的风险。在对重要的机密文档,可设置水印功能,文档在被查阅时可动态加载当前阅读人员的个人信息作为水印,一旦出现重要资料外泄,可快速追溯相关人员,寻找传播的源头,也在一定程度上对员工的保密意识起到警醒的作用。
知识就是生产力,华天动力OA专注知识管理为企业充电

  5.电子印章校验
  一个公司规范性文档,在经过审批后,加盖电子印章,然后存储在知识管理里面,在知识管理中打开时,能够看到上面的电子印章,能够看到印章的校验效果。
我们公司的地址是杭州江干区杭海路238号森禾商务广场B座13楼

  6.强大的查询功能
  知识管理可以对其管理的文件、问答、帖子、图册进行多样化的查询,如按文档名称、关键字,文档编号,创建人、创建日期等进行查询,如果上述查询项目的内容都不清楚,则可以通过全文检索的功能对office等文档的内容进行检索,快速定位到需要的文档,提高了工作的效率。
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  7.地图化知识分类
  根据系统中知识积累的情况,通过绘制出不同的知识地图,从而将相关知识进行汇聚,方便用户将各类知识有序化、体系化展现出来。对于需要查找的知识,用户还可以通过地图类别可以快速查找相关地图,进而通过地图引导用户快速找到所需的知识。
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  8.专家在线答疑解惑
  对工作中的业务问题,还可以直接向专家提问,获得专家的权威解答;或者向专家发送内部邮件,和专家进行线上有效的沟通交流,对专家知识进行分享。
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  9.专家文档集中查看
  通过专家地图可以查看当前专家的简介、擅长、发表的观点文档、专家点评过的文档,以及当前专家文档被分享阅读、评论、下载的次数。查看某个专家地图,还可以具体查看当前专家的热点文档、最近读者。对有查看权限的专家文档,还可以点击查看专家文档,对文档进行评论回复、和专家进行线上讨论交流。
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  10.社区化知识分享
  知识社区通过发布帖子的方式分享知识,对感兴趣的帖子,用户可自愿加入版块,获取创建帖子、对别人的帖子进行点赞、评论等权限,通过点赞和评论方式与其他用户进行交流、讨论,分享自身见解及感受,达到交换知识的目的。
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  11.文档利用实时监控
  系统中存放在各个不同的文档目录中的文档有很多不同的状态,在文档监控中按照文档状态的维度很清晰的显示不同状态对应的文档,文档管理员可以实时监控文档当前状态、共享情况、监控文档日志等对文档进行管理。
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  青岛某有机硅有限公司主要以生产游泳帽、游泳眼镜、游泳手套、耳塞、布泳帽、有机硅硅橡胶等产品。产品种类繁多,在生产过程中会产生格式的生产文件,同过华天动力办公系统的文档中心,将生成文档分类、分权限存放,便于相关人员查看,极大的提高了员工的工作效率,同时也规范了企业的文档管理规范,提高了员工的素质,带动企业文化的沉淀,收到了该集团全体员工的好评。

  除此之外华天动力协同OA系统知识管理平台还有很多功能:

  文档的留存是一个企业经营的文化沉淀,一个企业通过不断的发展壮大,企业的相关文档也随之留存下来,成为企业重要的智力资产。

  华天动力办公系统的知识管理可以对企业文档、知识等进行统一的管理,所有文档可以在线查看,脱离地域空间及时间的限制,提高了员工的工作效率;在文档的管理上无需更多的人力进行维护,减少了企业的运营成本;通过知识管理可以加深员工对企业的了解,规范化工作流程,使新员工更快速的融入其中;对知识管理的文档进行查看、下载、修改等操作的时候都会生成相应的操作记录,保证文档追溯的时候有迹可循,亦可通过该过程了解文档的变迁过程,更深一步的来说是展示了一个企业的发展历程。

  OA系统:http://www.oa8000.com/
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