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用OA系统管理文档,沉淀企业文化助传承

2020-06-16 15:09:04
文档是企业重要的智力资产,
传统的文档以纸质文档为主,
而纸质文档在存储过程中随着时间的推移
难免会出现破损或丢失,
哭可是来不及了……
坐在成堆的资料堆里,
在面对庞大的纸质文档查询、转移、复制的时候,
你是否也会欲哭无泪,
随着计算机的出现,
电子文档也随之产生,
多以office文件、pdf文件、HTML文件、
纯文本文件、图片文件等形式存在,
以计算机盘片、固态硬盘、磁盘和光盘
等化学磁性物理材料为载体存储。
而在企业的发展过程中,文档不断增多,逐渐沉淀为企业的智力资产,
那么企业如何安全有效的管理企业文档是企业管理者关注的重点问题。
华天动力V8.0文档中心,
根据广大企业的实际需求研发出的一套文档管理平台,
该平台可以对企业文档进行
权限管理,版本控制,文件保护,全文检索等功能,
个人亦可分配文件柜来管理个人文件,
个人文件柜中的文件同样可以进行权限管理、版本控制、全文检索等功能,
并且可以将个人文件柜中的文件夹分享给其他用户。
非常的务实好用!
 
  从一个经典案例讲起:
  武汉市某医院,创建于1955年,是一所集医疗、预防、科研、教学、康复于一体的三级综合性医院,是武汉市医保定点医院。医院设有重症医学科、血液内科、心血管内科、儿科、五官科等,开放床位1500张,配有直线加速器、血液透析机、热疗机等医疗设备。在武汉地区享有较高知名度和良好声誉。医院设有多个科室,每天都需要进行大量的会议。而每个科室都有自己的会议议题,会议纪要也不相同,需要通过分类建立文档,为每个科室建立专有的文档,方便与会人员的查看。同时医院属于集团性公司,分部医院,科室众多,如何管理好各科室的文档是企业重点解决的问题。

用OA系统管理文档,沉淀企业文化助传承

  主要遇到如下问题:

  ¤ 以纸质存储的文档受时间的局限性,年久易损,易丢失,查找困难。
  ¤ 电子文档未有集中管理,则收集统计困难,权责不明。
  ¤ 文档管理人在交接时,未有详细文档说明导致文档查找困难。
  ¤ 文档权限划分不明,文件版本划分混乱,且文件名称命名不规则。
  ¤ 文件安全缺乏保障,无法有效协作共享。
  ¤ 异地办公,文件文件查找、传递效率低。
 
华天动力协同OA系统文档中心通过以下优势,成功为医院解决烦恼:
  1. 灵活的权限控制
  对于保密的文档我们可以控制把权限不开放给不能看的员工,对于有些只能查看不能编辑的用户,我们只给他查看权限,甚至可以修改的用户我们可以控制他是否可以删除及下载文件,权限控制到每个细节,让文档管理更为规范、严谨。
用OA系统管理文档,沉淀企业文化助传承

  2. 符合ISO的版本控制
  对于企业多变的文档信息,多人员操作同一文档,通常修改记录很难控制,修改过程中出问题很难查找,有了版本控制所有问题引刃而解,并且我们记录了修改时间及修改人,方便后续的问题处理。该功能也为企业实现ISO文档化提供了强有力的工具。
用OA系统管理文档,沉淀企业文化助传承

  3. 强大的查询功能
  文档中心可以对其管理的文件进行多样化的查询,如按文件名称、关键字,文件编号,创建人、创建日期等进行查询,如果上述查询项目的内容都不清楚,则可以通过全文检索的功能对office等文件的内容进行检索,快速定位到需要的文档,提高了工作的效率。
用OA系统管理文档,沉淀企业文化助传承

  4. 各模块文档协同办公
  模块间的文档可以相互调用,文档中心的文档可以通过消息、邮件、审批等方式在本系统流转或发送到外部系统中,其他模块的文件亦可存储到文档中心或者个人文件柜中。
用OA系统管理文档,沉淀企业文化助传承

  并通过与其他模块的联动,实现文档的各种功能应用:
  1. 与审批功能联动
  审批流转中上传附件时可以选择系统中的文件,包括文档中心和个人文件柜中的文件,可以快速关联。审批流转中上传的文件亦可以存储到系统中有权限的文档中心或个人文件柜中,方便文件查询,数据留存。
  2. 与信息模块联动
  可以将文档中心或者个人文件柜中的文件通过内部邮件、新闻、通知、公告等信息模块将文件进行内部传递,也可以通过电子邮件将系统中存储的文件发送给其他人员,收到的信息或者邮件中的文档亦可以存储到系统中的文档中心里。
  3. 与各模块联动
  系统中有上传文件按钮的位置既可以选择文档中心或者个人文件柜中的文件进行上传,也可以直接转存到文档中心或者个人文件柜中。 

  通过以上科学管理,武汉某医院通过文档中心通过权限的设置可以指定查看文档的范围,不会出现越权查看的问题,提高了员工的工作效率;在文档的管理上无需更多的人力进行维护,减少了企业的运营成本;医院将各科室的管理制度发布与文档中心,新入职员工可根据其规章制度初步了解企业的运作方式,再通过系统更多的使用功能深入了解,规范化工作流程。

  除此之外我们的文档中心还有这些功能:
 
用OA系统管理文档,沉淀企业文化助传承

华天动力协同OA办公系统的文档中心,
通过方便、快捷、易用的操作,
为广大企业用户提供了
用来创建和管理大批量文档的功能。
不仅提供文档的上传、下载功能,
还支持文档模板的管理,文档的更新提醒,
项目体系的完美支撑,灵活的权限控制,
严谨的版本管理,全面的报表分析等功能。
让企业在使用过程中操作简单,查找容易,
只要有权限随用随取的文档管理,
更大大提高了企业的工作效率。
如果喜欢就别等了,
快来电咨询吧!

 OA系统:http://www.oa8000.com/
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