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后疫情时代,用OA系统组织管理会议,太好用了!

2020-03-31 14:53:33
后疫情时代,为了抗击疫情,
很多时候我们放弃了人与人之间近距离接触,
我们减少了开会,
但是,每一位企业管理者都明白,
有些会议,是不能不开的,
事实上,在这个时候,我们更需要坐下来商量一下解决方案,

后疫情时代,用OA系统组织管理会议,太好用了!

疫情发展,也阻碍了经济的发展,
公司要运营,少不了沟通,少不了会议!
那么在后疫情时代,
怎么才能更好的开会,怎么才能更安全更高效的开会呢?
华天动力协同OA系统会议模块,可以帮你彻底解决烦恼,
后疫情时代,让咱们踏踏实实开个会吧,
请看用OA系统组织开会小攻略
 
  先看一个经典案例吧!
 
  某金融控股集团有限公司成立于2016年2月,注册资本50亿元,主要从事资本运作及资产管理、股权投资及管理、互联网金融、信用担保和再担保、实业经营、投融资及金融研究、企业重组、并购咨询等经营业务。随着经营范围不断的扩大,经营业务不断的增多,管理层每天都需要通过会议的形式来指引和领导集团的发展。

  痛点:
  1、会议繁多,每天每个人可能会需要参加几个会议,时间容易大家;
  2、公司的分布在不同的城市地域,开会需要打破时间和空间的概念;
  3、会议多,会议室需要专门的人去管理、编排会议的时间,经常容易出错,导致2个部门抢会议室,导致人力上的浪费;
  4、会议没有完整的记录,无法完整的传达落实下去,照成管理资源的浪费。
 
  上华天动力协同OA系统后,通过对华天OA会议日历的应用,得到了很大的改善:
  1、使每人能清晰的了解自己应该在何时何地参加何种会议;
  2、通过对回执信息的查看可以准确定位与会人员是否参会;
  3、通过对会议纪要的记录,可以及时传阅和保留会议内容;
  4、通过对纪要转成任务的功能,可以直接将会议决策决议的内容落实。

  会议管理是企业经营管理的重要组成部分,是企业提高管理的有效途径之一。目前针对会议管理中存在的问题,华天OA的会议管理系统从查询会议室、预定会议室、发布会议通知到会议回执、撰写会议纪要、传阅纪要、纪要转任务等方面,提出全过程流程式管理的解决方案。

  我们都有这些功能:

后疫情时代,用OA系统组织管理会议,太好用了!

  华天动力协同OA系统会议模块有这些与众不同的特点:

  1. 全面的会议维护
  会议设置功能为用户提供了会议类型、资源、会议室、周期会议设置、会议申请方式、会议申请流程等全面的会议维护,为会议模块的顺利使用提供了保障与支持。

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  2. 多种的会议发起
  会议功能不仅支持普通会议的发起,还支持周期性会议的创建,让系统根据周期规则的设置自动发起周期性会议,不必人工重复发起,省时省力、提高效率。

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  3. 清晰的会议日历
  用户通过对会议日历的查看,可以一目了然的知晓在哪个时间段、哪个会议室有什么会议,并且提供了日、周、列表的查看方式,使查看画面更友好,更直观,更清晰。


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  4. 提前的会议预定
  提供会议预定的功能,用户可以提前将被占用的会议室预定出来,待会议室空出后方可直接用此会议室发布会议,可实现有效的、合理的分配会议室资源。

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  5. 实时的回执查看
  每项会议的发布都可由与会人员做出是否参会的回执,会议发起人可以根据回执情况做出相应的会议准备和调整,会议的回执信息实时、准确,为会议管理者提供了便利。

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  6. 落实的纪要任务
  会议结束后需要由会议的纪要员填写会议纪要并发布给相应人员传阅学习,对于需要办理的工作内容,可以直接转为任务,分配人员和工作内容,让会议要求和精神能有效执行,工作落实。

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  7. 灵活的会议管理
  会议管理中不仅提供了正常会议工作流程的管理,而且还提供了针对各种临时变化的应对策略,如会议的变更、结束、取消、删除功能,让会议管理模块更加具体、规范、灵活、实用。

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  8. 与在线视频会议集成
  在后疫情时代,我们的很多会议都需要在线上召开,华天动力OA 系统的会议管理能够与目前常用的视频会议系统集成,通过OA系统直接进入视频会议系统进行开会。

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  9. 有外单位参会人员参会
  对于很多政府机关和事业单位,经常会召开需要由外单位人员共同参与的会议。系统能够自动给需要参会人员发送手机短信,告知会议信息。

  除此之外,它还可以与OA系统其他模块做很好的联动:

  1. 与审批功能联动
  会议的申请方式可以设置是否需要审批,如果需要审批,则会议管理员在会议申请流程中创建会议的审批流程,此时会议发起后需要先按照流程审批,通过后方能给与会人员发布会议的通知信息。

  2. 与日记联动
  员工在新建日记时点击“导入当天事务”,可以将当天的会议导入到日记中,便于日记的记录。

  3. 与文档中心联动
  会议纪要可以转存到文档中心下,方便统一进行归类和管理。

  4. 与日程联动
  会议发起后,与会人员的日程中会自动添加需要参会的日程记录,提醒与会人员参会。

  5. 与任务联动
  会议纪要创建时可以直接将会议纪要发送并转成任务进行工作的分配。

看了以上攻略,你是否觉得这正是你心中需要的会议管理呢?
不要犹豫,快拿起你手上的电话咨询吧,
华天动力协同OA系统会议模块,
会让你在后疫情时代,
获得意想不到的收获!

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  OA系统:http://www.oa8000.com/
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