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优力动力配套有限公司成功实施华天OA系统

2016-02-19 19:41:51
  2011年下半年,潍坊优力动力配套有限公司正式上线了华天动力OA办公系统。经过了几个月的应用,潍坊优力动力配套有限公司发现OA办公系统的价值并不只是简单的效率提升,更重要的是,通过团队协同办公能力的提升,明显提升了企业的隐性竞争优势,这也正是企业的核心竞争力。

     一、项目背景与需求

     优力动力配套有限公司专注于柴油发电机组、柴油水泵机组、柴油齿轮箱机组以及柴油机配套系统的研制开发及生产经营。机组采用优质名牌柴油机及发电机作为配套。研发产品已申报多项国家专利,并应用于创新基金国家项目的一些申报。现已服务于中国及欧、美、亚、非、澳洲等国家和地区,产品以优良的性能,完善的服务,赢得国内外用户的一致好评。优力拥有自营进出口权,积极参与经济全球化竞争与合作,与国内外众多客户保持良好的合作关系。公司拥有严格的发动机、发电机组、泵机组、齿轮箱机组的设计、制造、检测、服务程序和管理系统,有效地保证了产品质量。公司现已通过了ISO9001质量体系认证和欧盟CE认证。

     优力动力配套有限公司的业务遍布全国,在国内多个城市设有办事处,并且拥有众多行业代理商和直控卖场。随着业务战略的不断延伸,企业管理中的一些问题也日益凸显,比如:

     1. 很多财务表单需要领导及时的进行审核、批准,否则就可能贻误时机,导致损失。现在的情况是,只要一个领导忽略了急需审批的单据,单据就卡在那里没法继续流转下去了。怎样才能让百忙的领导及时知道有待审的单据呢?

     2.根据业务的需要, 优力动力配套有限公司的财务数据需要分成两个不同的帐套进行录入,怎样才能使财务数据录入到对应的帐套中去呢?

     3. 公司规定,在前一笔借款没有结清的情况下,后一笔借款是不能借支的。如果是由财务人员直接来操作,只需检查一下凭证里是否有该人未还的借款单即可,但是如何通过办公系统来控制呢?

     4. 很多表单之间存在着关联关系,比如采购办公用品,需要先申请借款,采购后再进行报销。这个业务的流程是用报销单冲销之前的借款单,那么借款单和报销单之间的数据是怎样通过系统实现关联和冲销呢?

     5. 优力动力配套有限公司的年度、月度财务数据非常庞杂,管理人员面对各式各样的数据一时不知从何入手。只有将数据进行整合、汇总才是管理层真正需要的数据。怎样能为企业高层提供清晰、直观、多维度的报表呢? 优力动力配套有限公司希望通过一套OA办公系统来帮助自己解决上述问题。

     经过认真的选型,最终选择了以技术领先著称的华天动力OA办公系统,他们对华天动力OA办公系统灵活的工作流系统、良好的操作便利性、开放的平台,和突出的性价比非常青睐。

     二、解决方案与实例

     根据优力动力配套有限公司的实际情况,华天动力与 优力动力配套有限公司的项目负责人针对需求进行了一系列的分析、讨论、改进,通过领先业界的工作流技术,最终在短时间内拿出了一套行之有效、且简单易行的解决方案:

     1. 关于领导不能及时审批单据的问题。华天动力OA通过完善的提醒机制轻松解决这一问题。提醒机制包括:弹出窗口提醒、短消息提醒、待办审批提醒。如此强大的提醒功能,即使领导再忙,都能让他及时知道有需要自己审批的单据。

     2. 关于多帐套问题的问题。华天动力OA将四个公司的四套数据分为两个帐套,每个帐套包含两个公司。这样,每个帐套就能独立的进行请款、报销、预算、结算等流程了,流程的使用和维护也非常方便。

     3. 关于前账未清,后账不得再借的问题。华天动力的解决方法是在借款单上添加一个查询按钮,用于查询之前的借款是否核销。如有未核销的借款,系统会自动作出判断,该借款单就无法发送了。

     4. 关于表单之间数据关联的问题。华天动力OA办公系统具有非常灵活的数据关联设置,可以轻松实现各表单间的数据整合。以报销和借款为例,申请人先起草“个人借款单”支出费用,然后可以直接在“通用报销单”来冲销“个人借款单”。

     在“通用报销单”中,用户点击“借款单”按钮,就能将原有的借款明细全部列出,选择本次要冲销的单据,原借款金额就会自动被带到“通用报销单”中。填写冲销金额后,系统就自动计算出支付金额、交回金额、报销总额。

     5. 关于统计报表的问题。华天动力OA办公系统可以自动将审批单中的数据形成报表,非常便于管理人员站在宏观层面对数据进行分析及预测。

     以“支出汇总报表”为例,管理者能够清楚的看到当月的各种数据:

     1)每个项目的月度总预算及月度总费用;

     2)所有项目的月度总预算及月度总费用;

     3)各部门的月度总预算及月度总费用;

     4)所有部门的月度总预算及月度总费用;

     5)各部门每项支出的预算费用及实际费用;

     6)各部门所有项目的预算费用及实际费用;

     7)另外,报表中的数据还可以生成多种图形,如饼状图、柱状图等等。报表图形化功能使管理者能够更直观的对数据进行分析和预测。

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                                                                                  图1
     三、后记 在华天动力OA办公系统上线的短短数月中,协同办公的成效已在 优力动力配套有限公司的日常业务活动中显现出来。领导的审批变得迅速、及时;多帐套的使用,使数据规整、有序;业务流程的流转更加有条不紊;报表数据清晰、直观。

     优秀的企业在内部组织设置和管理杠杆运用方面都具有卓越的特色,他们的执行力比竞争对手更快、更好。 优力动力配套有限公司的信息化之路,正是着眼于高效的组织机制建设,培养长期的、可持续发展的经营能力,这正是优力动力配套有限公司快速发展背后最重要的隐性优势。
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