企事业单位应用华天动力OA系统提高管理效能

2017-11-23 17:35:20

　　随着市场信息化的不断加深，OA办公系统作为现代化办公工具走入越来越多的企事业单位。为什么OA办公系统如此受欢迎？究其原因，OA系统的成功实施能够为企事业单位“减负”。
　　事实上，OA办公系统能够为企事业单位“减负”不仅体现在经济方面，在管理方面也是收效巨大。
　　一、经济方面
　　OA系统作为无纸化办公为企事业单位的经济花销起到了很大的作用。首先，我们可以先从纸张的用处来看。办公中会使用到纸的地方一般有打印、审批、报表、会议、合同、人员资料等这些流程，那么我们只要减少这些流程的纸张使用量，也就基本上解决了纸质办公的问题，基本实现“无纸化办公”。举例来说，传统审批的流程是先填写纸质文件，而后由专员递交给上级，这样浪费时间又浪费纸。使用OA系统之后，用户只需要填写审批表单，而后直接选取审批人，系统会自动将文件推送到审批人的账户中，审批人可通过公章功能审批，这过程就不需要用到纸。这样的例子很多，合同管理、人事管理等等，OA系统为企事业单位的经济花销的“减负”做出了巨大贡献。为企业节省成本，不用去打印诸多的纸张，不仅是纸张节约，也节约了电、油墨。
　　二、管理方面
　　1、精准实现信息的上传下达
　　信息化欠缺时期，企事业单位部门与部门之间无法进行充分的信息共享与传递，所以导致很多重复性的工作。同时企业很多事务是需要跨部门运作，因此员工与员工之间工作的协同迫切需要一个平台来支撑。而OA办公系统则是其中的答案，借助这OA系统平台，能够实现跨地区、组织、部门的员工紧密地联系在一起，使单位内部的通信和信息交流快捷通畅，增强员工办公效率。以一线OA厂商华天动力OA系统中的即时通讯与邮件功能模块为例。
　　另外，华天动力OA系统中的通讯录为沟通联系使用，系统通过人事档案的数据采集自动生成公司通讯录并支持OA手机APP的同步显示。支持公共通讯录的共享，提供个人通讯录。通讯录提供字母索引，按名称查询等常用的快速检索方式。邮件系统作为华天动力OA系统的一部分，和短消息、通讯录等模块一样，担负着整个OA系统信息交流的重要任务。配置简单，兼容全部使用pop3和stmp的邮件系统，完美解决不同邮件系统中的字符集乱码问题。采用分布式处理邮件，轻松处理大批量邮件。
　　2、实现高效审批的办公环境
　　谈到高效审批，就不得不提到OA办公系统的基础核心——工作流。企业的工作能力和工作效率与业务进展紧密相关。管理良好的企业需要有其定义完善的关键业务流程来促使业务条理清晰地进行。利用OA系统中内置的工作流引擎，可根据企业内部管理要求，定义、优化、再造出各种复杂程度不一的流程模块，除公文外，例如向采购、资金申请、网上报销等等均可根据OA系统的工作流程进行使用，不仅可以降低企业员工花费在找人签批、审核等上面的时间，可以把更多的精力投入到本职工作，而且领导可以实时察看流转状态进行监督，实现形成了高效的办公环境。以工作流管理专家华天动力OA系统中的审批流转为例。
　　华天动力OA系统工作流不仅流程多样，几乎覆盖了所有企事业单位的办公需求；数据安全性高，充分保证客户的信息不被泄露，保证客户信息安全；表单使用灵活，操作方便，可以实现在一张审批单上插入多张明细表的独有功能；而且能够轻松实现流程内外数据的整合，从而实现数据共享，实现消除信息孤岛，减少重复工作，并大大降低手工操作的差错率。
　　总而言之，OA办公系统在经济与管理两方面均可以为企事业单位“减负”。
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