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开好年终会其实很轻松

2020-12-21 14:38:47
  说到开会,大概每一个人都很头疼,会议多,太耗时;会前没有做好准备,效率太低;会议没有及时通知到位,人员总是参差不齐;会议决定事项总是不能很好的执行……但会议又是不可避免的,因为会议是企业制定各项政策、决定重要事项、总结交流经验的一种重要的工作方式。同时,伴随着企业的发展,需要沟通和协调的事情越来越多,开会不仅没有减少,还在增加,尤其是现在,快到年底了,各家都在准备年终会。

  如何成功开好年终会,让开会变的简单、轻松、高效,成为了各大企业的强烈诉求。华天动力协同OA系统深入了解企业开会全流程,融合大数据、云计算、AI等新兴技术,实现办会流程闭环,对会前、会中、会后做到有效管理,把开会变成一件不再让人头疼的事情。

  一、会前:明确分工,注重细节
  会前准备工作是否充分,是决定会议是否成功的关键环节。为了确保会前准备工作严谨细致、超前主动、不出纰漏,华天动力协同OA系统细致划分办会流程,实现线上闭环,并用项目管理的思路,做到明确分工、责任到人。

  1.一条流程 快速发起会议
  华天动力协同OA系统用流程规范会议的审批程序。在系统中发起会议申请时,需要填写会议时间、地点、参会人、会议主题等信息,审核以后就能快速同步通知参会人员。同时,通过这一流程,弄清楚“为什么开会、什么时间什么地点开会、要讨论什么内容”。

  接到会议通知后,员工就可以按照各自的分工,开始围绕会议工作了。值得注意的是,在会议发起后,与会议有关联的员工的日程中会自动添加需要参会的日程记录,确保其不会遗忘。

开好年终会其实很轻松

  2.多方集成 让工作更高效
  如果是大型会议,免不了要邀请一些行业上下游的合作伙伴。此时,员工可以通过华天动力协同OA系统编辑会议公示,并发布到OA门户、官方网站、微信公众号等,同时开启报名通道,收集合作伙伴参会的信息、需求。

  为了帮助企业做好这两项工作,华天动力协同OA系统通过与WPS的深度融合,全面改善用户在线办公文档应用与体验。同时,打通报名通道,实现数据共享,让用户可以根据报名信息自动采集客人订票、订房、接送的需求,免去了人工收集出现遗漏的情况。此外,华天动力协同OA系统还打通了携程、艺龙等第三方商旅平台,能够让工作人员快速完成机票、动车票、住宿的预定。

  3. 智能排座 防止重复、遗漏
  大型会议往往需要给与会人员排座,人工排座容易出现遗漏。为此华天动力协同OA系统通过建模实现了线上智能排座。会议室、会议场地的座位布局可以在系统中显示,让员工可以按照需要快速安排座位,防止出现重复、遗漏。

  二、会中:做好服务,考虑周全
  从签到开始,就进入会中阶段,在这一阶段最主要的工作就是做好服务。华天动力协同OA系统通过智能技术,大大提高会议服务质量,为与会人员节约时间。

  1.快速签到 不费时
  为了方便签到,华天动力协同OA系统支持二维码扫码签到,让与会人员告别排队签到的麻烦事儿。OA系统能够生成固定的动态二维码,与会人员只需扫描二维码,系统就能生成签到记录。此外,华天动力协同OA系统也支持定位签到,通过wifi或者范围定位与会人员的位置,确定到会情况,达到签到的目的。

开好年终会其实很轻松

  2.会议资料快速收集
  拍照、录音、录像,既是珍贵的资料,也是做好宣传、传达会议精神等工作的重要素材,因此在会中就要做好收集、上传的工作,方便与会人员获取资料,也为后续工作打好基础。

  华天动力协同OA系统融合云计算,具有企业级网盘的功能,支持用户上传会议相关记录,包括与会人员发言记录、会议录音、照片、视频等。同时,也支持工作人员关联会议,方便查找相关信息。

  三、会后:执行到位,任务落地
  一次成功的会议,不仅要有充分的会前准备、周到的会中服务,更重要的是,要有高质量的会后执行。华天动力协同OA系统把任务管理融入到会议管理中,实现会议执行情况跟进,确保会议要求和精神能有效执行,工作得到落实。

  在会议结束后,会议纪要员可以根据会中收集整理的各种资料,快速填写会议纪要并发给领导审批。待审批通过以后,华天动力协同OA系统可以将会议纪要转为通知或者发文发布给相应人员传阅学习,对于需要办理的工作内容,也可以直接在会议纪要界面转为任务,分配人员和工作内容,让会议要求和精神能有效执行,工作得到落实。

开好年终会其实很轻松

  四、支持视频会议 员工不用来回跑
  有时企业需要进行视频会议,又该怎么办呢?别急,有办法。华天动力协同OA系统的会议管理能够与目前常用的视频会议系统集成,企业只需在会议开始时,通过OA系统直接进入视频会议系统就可以开会了,员工不用来回跑,不仅节约时间,还能节约一笔商旅支出。

  会前有准备、会中有记录、会后有执行,华天动力协同OA系统通过对会议的全流程管理,帮助企业简化会议管理形式,让会议精神、决定事项落地落实,解决了企业“会议多、没头绪、执行难”的问题,为企业决策提供保障。

  OA系统:http://www.oa8000.com/
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