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OA打造设备制造行业的精细化采购管理

2018-05-08 16:54:25
  高端设备制造行业在采购环节的精细化管理聚焦于三大关键点:一是采购业务与ERP系统和财务系统的无缝衔接,二是对生产所需的成品、半成品和原材料各项技术参数与产品质量的严格管控,三是生产部门、财务部门与采购部门等采购相关部门的协同联动。
用OA系统打造高端设备制造行业的精细化采购管理
  华天动力协同OA系统服务过众多知名高端设备制造企业,积累了丰富的高端设备制造行业的采购管理经验,用OA系统打造全流程的精细化采购管理平台,从采购需求发起、预算与立项审批,到选择供应商、签订采购合同,再到下单订货,付款,直至验收入库,形成了对大中型组织采购业务的全流程闭环管理,如下精细化采购管理架构图,
用OA系统打造高端设备制造行业的精细化采购管理
  行业案例——FEV

  FEV是一家国际知名的动力系统及汽车工程公司,为全球运输工业提供服务。FEV技术中心及其丰富经验的工程师遍及三个洲。在北美的技术中心Auburn Hills, MI.拥有450多人的技术团队。FEV提供为全球客户提供变速箱开发,为先进内燃机、柴油机、新能源汽车传动系统提供整车集成。FEV的测试部门可为全球提供先进的测试舱,测试工具以及测试设备。

  FEV希望通过OA系统实现公司采购业务的全过程精细化管理。
用OA系统打造高端设备制造行业的精细化采购管理
  FEV用OA系统打造全过程采购管理的亮点

  华天动力协同OA系统根据FEV采购业务环节的实际情况和需求,以OA系统平台为基础,打造了一个集预算审批,采购申请,合同审批,物资验收,付款申请于一体的全过程采购管理平台。

  采购预算审批

  适用于不同岗位职级的预算审批流程

  FEV运用华天动力协同OA系统构建了一个可以分别适用于项目经理和部门经理级别以上管理人员的采购预算审批流程,
用OA系统打造高端设备制造行业的精细化采购管理
  如上图,由项目经理发起预算申请,分别经由部门经理和总经理审批通过后,对于金额低于5万元的预算申请,由副董事长或董事长其中一人审批即可,而对于大于5万元的预算申请,则需要副董事长和董事长两人共同审批。
用OA系统打造高端设备制造行业的精细化采购管理
  根据不同的预算申请场景,FEV的采购管理系统可以同时支持不同岗位级别的人员发起预算申请,如上图,就是由部门经理直接发起的预算审批流程。

  基于LOI的内部预算审批表

  FEV作为全球知名的动力系统及汽车工程公司,在中国设有多个分支机构,通过华天动力协同OA系统构建的采购管理系统,把各个分支机构的采购预算汇总到一个平台统一管理,如下图所示,同一个预算审批单,FEV中国总部、上海、北京等其他分支机构都可以使用,
用OA系统打造高端设备制造行业的精细化采购管理
  在上面这张预算审批表上,显示了预算需求部门、项目基本信息和领导签字等,可以手动填写或自动关联诸如项目名称、报价单、项目经理、合同金额等信息,还可以同时上传与该预算申请相关多个项目附件,各级领导可以在签字栏填写意见和自动签名。

  采购申请

  可以自动匹配审批人的采购申请流程

  采购源于需求,FEV的测试部门负责为全球提供先进的测试舱,测试工具以及测试设备,FEV的测试部门需要采购大量用于高端设备性能测试的零部件,如下图所示,借助于OA系统构建了一个各部门高度协同的采购申请审批流程。
用OA系统打造高端设备制造行业的精细化采购管理

  测试工程师针对测试项目所需物料情况发起采购申请,由库管对相应采购物料的库存进行核对,核对通过后,系统会根据采购申请单上的Cost Code(如下图:采购申请单)自己寻找本次采购物料所属的项目经理或是部门经理,如果是预算内的采购申请,项目经理或是部门经理审批通过后即可完成本次申请流程;如果是预算外的申请,则与预算申请流程类似,需要先后分别由总经理和董事长审批。

  多表单数据关联的采购申请单

  基于华天动力协同OA系统特有的“数据视图”技术,FEV采购申请单上的多项数据均可由关联数据自动写入,比如在下面的采购申请单里,
用OA系统打造高端设备制造行业的精细化采购管理
  测试工程师在“Cost Code”栏里输入数据后,与此采购申请单相对应的FEV的分支机构和具体采购需求部门会直接写入表单。

  采购合同审批

  与预算系统相关联的采购合同审批流程

  同其它全球知名的高端设备制造厂商一样,FEV也同样拥有一支专业的采购团队,当预算与采购申请通过后,相关的表单/资料就会传递给FEV的采购部门,如下图所示,
用OA系统打造高端设备制造行业的精细化采购管理
  采购人员根据采购预算与采购申请的相关资料,发起采购合同审批流程,首先需要申请采购的工程师进行确认,然后逐级流转至项目经理/部门经理、采购经理进行确认审批,最后再交由总经理审批和董事长进行审批。
特别地,当采购人员提交申请后,该项目所对应的预算随即冻结,当审批流程完成后,OA系统会自动对相关预算进行扣减。

  可直接查看预算使用情况的采购合同审批单

  为最大限度地方便领导在审批采购合同时能够同时查看与之相关的关键信息,比如在采购合同审批单上,如下图所示,
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  领导可以直接查看该采购合同所对应的具体采购需求,此合同项下的采购标的金额是否在预算内,以及与此合同相关的附件资料。

  物资验收

  物资到货后,伴随着线下各个相关部门对物资的实际验收与确认过程,在OA系统里对到货物资进行确认的信息流也开始在相关人员间进行流转,如下图,
用OA系统打造高端设备制造行业的精细化采购管理
  在分别由库管、采购人员、项目经理对到货物资进行验收确认后,最终物资验收单(如下图:物资验收单)流转至库管,由库管办理入库。

  可以按需增减明细表的物资验收单

  区别于传统的验收单,在FEV的物资验收单里,不仅可以关联采购需求的发起部门、对应的采购合同,如下图,
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  还可以根据到货批次的实际情况,增加物资明细表的条目信息,并可以增加送货单附件。

  申请付款

  可以附加“优先付款计划”的付款审批流程

  经过前期的预算审批,采购申请,合同审批和物资验收,FEV物资采购的核心业务流程随即进入付款审批环节,如下图,
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  由采购人员发起付款申请,分别经由采购申请工程师、库管验收和项目经理确认,特别地,在采购经理审批环节,采购经理可以附加该笔付款申请的优先级,如下图所示,
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  采购经理可以分别设置当天付款、两日内付款,高、中、低优先级。

  可以查看付款历史的付款申请单

  如下FEV的付款申请单,除了华天动力协同OA系统中常见的数据关联信息,比如采购合同信息与到货物资的具体验收信息,
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  特别地,领导在审批付款申请时,可以在FEV的付款申请单上直接查看该采购项目项下的未付款金额与历史付款记录。

  案例小结:

  FEV通过预算审批流程、采购申请流程、合同审批流程、物资验收流程和付款申请流程五大核心流程构建了FEV完整的物资采购管理系统,整合了从需求发起部门比如FEV的测试部门、采购部门、库管人员、项目经理,甚至总经理和董事长的协同审批,而“预算申请单、采购申请单、合同审批单、验收确认单和付款申请单则分别承载了这五大核心流程的业务数据与操作行为数据,具体如下图所示。
用OA系统打造高端设备制造行业的精细化采购管理
  OA系统里的“数据视图”

  非常关键地,华天动力协同OA系统可以将FEV上述五大核心采购业务流程中产生的所有数据都生成其特有的“数据视图”,比如FEV的管理层需要分别按编码、区域和部门查看费用预算的使用情况,系统就会生成下面3张表格,
用OA系统打造高端设备制造行业的精细化采购管理
用OA系统打造高端设备制造行业的精细化采购管理
用OA系统打造高端设备制造行业的精细化采购管理
  从上表中我们可以清楚地看到在某一个统计周期内的具体数据,具体包括项目编号、项目名称、项目经理,总预算以及可用预算等。
用OA系统打造高端设备制造行业的精细化采购管理
  从上面的图表中,FEV的管理人员可以直观地了解各个项目的采购、费用与预算使用情况,并据此做出科学决策。

  综上,通过华天动力协同OA系统对高端设备制造业的采购业务进行全流程精细化管理,既可以弥补传统ERP对业务流程、各个审批节点岗位权责上的功能缺失,又可以通过从需求申请、预算立项审批、供应商选择、签约付款以及验收的业务闭环管理,最大限度地提高了采购流程各个关键环节的透明度,让组织内部与外部各个相关方的决策和行为都有据可循。由此可见,高端设备制造行业对于采购业务的精细化管理,皆源于此。

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