OA系统在企业决策的过程中，应该能起到承上启下的作用，各个功能由相应的职能部门各司其职。各部门在这个技术平台上通过内部定义的流程达到分工合作、协同统一，共同提高企业的业务竞争力。
OA也称为办公自动化(Office Automation)，是一门综合性的科学技术，兴于70年代后的美国和日本。按照美国麻省理工学院M.C.季斯曼教授的定义:OA就是将计算机技术、 通信技术、系统科学与行为科学应用于用传统的数据处理技术难以处理的量非常大而结构又不明确的那些业务上的一项综合技术。
企业办公若要提供效率，“协同”是唯一途径。所谓协同，指的是协调多种不同的资源或是个体，协同一致完成特定任务。一个人的智慧是有限的，但是通过协同，企业的信息资源可以有机的整合在一起，形成庞大的企业思维，可以有效的提高管理者的决策能力。企业的协同，不止是包括员工之间的协作、与机器、与不同应用系统、不同数据资源的内部协同，也包括对企业外部各种知识（专家网络知识、供应商、经销商网络知识以及合作机构网络知识等等）的综合利用。只有充分利用了各种资源，才能强化企业的业务竞争力。OA系统就属于协同领域里的一种协同软件（Collaboration Software）。
协同应用不仅仅局限于人和人之间的协同，更强调知识与知识之间、应用和应用之间、流程和流程之间的全面协同。它有两个非常重要的特征：第一、电脑和网络的普及，我们已经进入了一个信息化的平民时代。当我们在管理十几个不同软件的时候会发现，他们的操作方式不一致，需要管理多套地址本，当要查找某个通讯信息的时候很不方便，这就是软件之间缺乏协同应用的表现。一种理想、完美、实用的商用通讯平台，需要对各种不同的技术和应用进行整合，解决信息之间的关联，达到人与人之间的协作。第二，企业信息化必须借助网络来完成信息的沟通和处理，但是目前的网络是一个多元化的网络，包括局域网，互联网、虚拟专用网络等等，所以一个完整的协同应用应该对各种网络模式进行有效支持，这是协同应用另一个重要特征。
所以在现代的办公中就出现了“协同OA”系统，使新兴的协同管理理念和软件技术，与知识管理流程管理紧密结合，为用户提供协同、高效的决策管理方案，为提高用户的办公效率、强化业务竞争力提供有力保障。 在OA的选型问题上，首先肯定要先对企业的需求做好评估。信息化管理的主要宗旨是将抽象的计划和“四流”做到协同、动态的发展，即计划与资源的协同，物流、信息流、资金流和人力资源流的协同。所以，在选型之初一定要有一个企业业务逻辑的模型，所需要的OA的类型就是从这个Business Logic Model里抽象出来的。这样才能做到有的放矢。 2．易用性原则 4．拓展性原则 5．理念性原则 这些原则中包含对企业发展战略、组织级用户成功应用基础、个体用户感受、对未来的前瞻性预估以及用户领导者理念提升等诸多因素的考虑，与传统OA中过于偏重具体技术的原则相比较，这5项基本原则无论在层次还是实际意义中都处于业界中独特地位。客户所需要的OA也就是能够满足这五类原则的OA。
其中用户对OA的最大的需求便是易用性。传统的OA大都存在这样一些弊端：企业内外信息不能糅合；应用复杂，员工很难掌握；各种资源之间相互孤立，不能相互整合。OA的出现，实质上是为了提供企业的办公效率，但当前一些粗制滥造的OA厂商非但不能提高企业办公效率反而使之大大降低，比如有一家运用了OA的企业，审签文档的流程过度复杂，等文档经过了几个流程节点需要提交给最终的审批者的时候，仍然需要老总通过复杂的程序进入到各个业务类型里审批，其结果自然不言而喻了。可见一个好的OA系统不但能够完美的模拟出日常办公的模式，更重要的是企业中的每个员工针对自己应用的模块能够很快的上手，注意这里提到的“针对自己应用的模块”，现在的“协同OA”在功能上可能已经比传统OA有了更复杂的应用，企业的庞大程度和应用OA的复杂程度是紧密相关的。不可能让一个普通的文员去掌握整个复杂的系统，同样也不能让企业老总去操心公文的起草过程。试想一个功能卓越的OA系统，而使用起来却要大费周章捣鼓几天却仍不得要领，这样的系统有哪个企业敢用？
OA系统在企业决策的过程中，应该能起到承上启下的作用，各个功能由相应的职能部门各司其职。将功能的实现按“分工合作”的原则一一模块化，这在一定程度上可以降低OA应用的复杂度。并且做为客户，也都希望能够在自己的职权范围内做好自己的工作，至于各个部门的“协同”就要依靠OA系统内部工作流的制定实现了。
这就是说，OA应该让简单的界面、简单的操作呈现给客户，而自己内部要实现复杂的业务逻辑。这才能最大程度上实现OA的易用化。
提及OA，人们往往会很自然的把它与"档案管理"、"公文流转"等联系在一起，不错，传统OA给人的感觉就是一个“文秘”的角色，仅仅是处理一些基本的行政事务，而今，OA经过近十年的发展已完全摆脱了原有的限制，凸显出了其不同与传统OA的应用和更高层面的价值。
当前，OA系统在个企事业单位、政府、院校已经普遍应用风靡全国，大有铺天盖地之趋势。但是，为了迎合当前的潮流是否每一个企业都需要上OA系统呢？如果确定要上OA，企业又将如何选择OA呢？
在企业实施OA系统大致可以制定五个原则：
1．满足应用原则
OA的引入的宗旨是提高企业协同能力，提高效率提高业务竞争力。所以，系统应该具备快速完成日常工作的能力。并且日常的办公在系统上能够完全仿真实现。
以最低电脑应用水平的用户为基准，不得出现超越客户平均理解认知水平的功能字符，经常性单一核心功能的初级学习量应该控制在10分钟以内。
3. 人性化思维原则
系统需具备人性化的思维方式，与当前办公的思维模式相符。
该产品必须提供与其他信息系统集成的接口以适应用户深化应用所产生的整合应用需求。
该产品的功能中必须包含或承载所对应的应用领域中先进管理理念。
