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OA系统管理采购合同有什么特别之处?

2019-11-08 14:09:17
  合同是甲乙双方的交易凭据,在信息化飞速发展的今天,越来越多的企业开始注重对合同的管理。华天动力OA针对这一情况做了大量的需求调研,研发出符合企业合同管理需求的采购合同模块,提供对合同全生命周期的管理,从合同的建立、审批到付款计划、合同评估、进度把控、风险监督。帮助企业规范合同的签订和执行,能够有效的优化管理、防范风险。

  在过去的采购合同中主要存在的现象和问题是:

  无采购合同建立或记录的统一平台,无法实现采购合同的一次录入多次使用;采购合同无灵活的审批流程设置,无法适应多变的采购需要。

  无标准的合同范本下载,使采购合同内容不统一,加大企业法律风险。

  无法针对合同制定付款计划,无法记录每次付款情况,无法通过概览表查看付款的明细。

  无法针对合同建立评价、进度/风险等信息,缺乏对合同的风险管控;对于已经无法执行的合同,无法实现合同的终止以及提醒相关人员。

  针对合同到期和付款计划到期等信息无法设置自动提醒,仍需采购人员人为记住关键日期,浪费采购人员的精力和时间。

  无全部合同的监控和查看的位置,使单位领导无法整体掌控和管理合同。

  无法自动生成合同的相关报表,无法及时查看合同的已付、未付和执行情况。

  无后台数据的维护管理,使合同使用字段数据等信息的添加不方便,使用不灵活。


  一、合同台账

  合同台账功能是记录采购合同的基本信息、付款计划、付款历史等内容。采购人员可在“合同台账”中进行新建,并可针对此合同台账还可记录合同评价、进度/风险等信息;对于无法执行的合同可进行终止操作。

OA系统管理采购合同有什么特别之处?
                                                                             合同台账基本信息

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                                                                            合同台账付款计划

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                                                                              合同台账付款历史

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                                                                                合同评价

OA系统管理采购合同有什么特别之处?
                                                                               进度/风险

OA系统管理采购合同有什么特别之处?
                                                                                终止合同

  二、付款计划及付款历史

  采购人员可在“付款计划”中针对某一采购合同制定付款计划,写明具体的计划日期和计划金额,当已经完成付款后,可将此计划标记为已付款;采购人员在付款历史中可针对某合同记录其付款情况和退款情况;采购人员在合同付款概览中可按照合同编号、截止日期、付款状态等信息查询,并可查看已付和未付金额的明细内容。

OA系统管理采购合同有什么特别之处?
                                                                               新建付款计划

OA系统管理采购合同有什么特别之处?
                                                                              新建付款记录

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                                                                              新建退款记录

OA系统管理采购合同有什么特别之处?
                                                                              合同付款概览

  三、合同审批

  根据采购管理员在“合同审批设置”中设置的审批方式来决定合同台账新建后是否进行审批或以何种方式审批。如选择“合同新建不需要审批”,则可直接新建合同台账,无需审批;如选择“合同需要内部指定人员审批同意后新建”,则采购人员发起合同台账后,则由指定人员到“采购合同”-“合同审批”中进行审批操作,通过后方可建立合同台账;如选择“合同需要通过审批流程同意后新建”,则会出现“合同审批流程设置”按钮,在此处进行流程设置后,采购人员发起合同台账需要按照此流程进行审批,审批通过后方可建立合同台账。

OA系统管理采购合同有什么特别之处?
                                                                              合同审批设置

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                                                                                 合同审批

  四、合同提醒

  采购管理员可根据实际需要在基础数据设置中设置合同到期前、付款计划到期前多少天,以系统消息、电子邮件的形式提醒,同时可设置提醒语。设置之后,如有相关的合同、付款计划符合条件,则会提醒对应的采购人员,采购人员可在合同提醒中进行查看。

OA系统管理采购合同有什么特别之处?
                                                                              付款提醒设置

OA系统管理采购合同有什么特别之处?
                                                                              合同到期提醒设置

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                                                                              付款计划提醒

OA系统管理采购合同有什么特别之处?
                                                                             合同截止日提醒

  五、全部合同

  单位的所有采购合同均可以在全部合同中查看,方便领导对采购合同进行管理和监控。此处功能同合同台账。

OA系统管理采购合同有什么特别之处?
                                                                                全部合同

OA系统管理采购合同有什么特别之处?
                                                                               合同查看

  六、合同报表

  合同报表中根据采购人员录入的相关数据,系统自动生成月度采购统计、季度采购统计、年度采购统计、付款明细报表、合同付款概览等,供相关人员查看。

OA系统管理采购合同有什么特别之处?
                                                                            合同报表

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                                                                        年度采购统计表

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                                                                          付款明细报表

OA系统管理采购合同有什么特别之处?
                                                                          合同付款概览

  七、基础数据设置

  基础数据设置中可维护商品类型、采购商品信息、供应商分类、供应商、合同分类、合同范本、合同付款方式、支付方式、发票类型、付款计划提醒设置、合同到期提醒设置、合同审批设置等内容,用来支撑采购合同模块的正常使用。

OA系统管理采购合同有什么特别之处?
                                                                              基础数据设置

OA系统管理采购合同有什么特别之处?
                                                                                采购商品信息

OA系统管理采购合同有什么特别之处?
                                                                               供应商信息

OA系统管理采购合同有什么特别之处?
                                                                                 合同范本

  以上图示详解,我们可以发现华天动力协同OA系统采购合同模块特点与优势明显,为客户提供了一体化合同管理平台,规范合同管理,让企业合同可看、可查、可提醒、可统计,具体优势如下:

  1. 统一的使用平台

  采购合同模块为用户提供了一体化的合同管理平台,包含合同签订、审批、执行、风险、监管的全过程;其中所有的事项均可基于合同台账的基础上进行记录,真正实现了一次录入多次使用的原则,让同此合同相关的内容不再零散,集中体现在一处,也方便领导进行监督和管理。

  2. 规范的模板管理

  企业可将确认的采购合同范本上传至采购合同模块中,供采购人员同供应商签订合同时使用,这样一来可以规范单位的采购合同,二来可有效的减少企业的法律风险。

  3. 贴心的消息提醒

  华天OA的采购合同模块中提供合同到期前、付款计划到期前的提醒功能,提前告知忙碌的采购人员,让其有时间做沟通和准备工作,避免遗忘。

  4. 全面的领导监管

  单位全部的采购合同信息均以电子的形式存储,领导可在全部合同中随时检索查看,有效的避免了需要时找不到或是找到了看不清的情况;而且领导还可查看每条合同台账的基本信息、收款情况、进度风险,并能对此做出评价,方便领导对采购工作的监督和管理。

  5. 自动的统计报表

  采购合同模块根据采购人员日常录入的相关信息,自动生成合同的相关统计报表,减轻了采购人员二次制作报表的工作,也减少了数据的出错率,提高了工作效率。同时单位领导也能实时通过报表了解采购情况和付款进度,方便领导对采购工作的整体掌握。

  OA系统:http://www.oa8000.com/
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