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怎么用OA系统进行高效的印章管理?

2019-10-25 14:29:08
  印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具,印章的管理关系到公司正常的经营管理活动的开展,甚至影响到公司的生存和发展。为完善公司的印章管理,规范公司各类实物印章和电子印章的登记、外借、归还、作废、变更等行为,华天动力协同OA系统特别研发出印章管理模块,有效控制各类章印使用带来的各种经济与法律责任风险,维护公司的利益。

怎么用OA系统进行高效的印章管理?

  可以有效解决在过去的印章管理中主要存在的各种问题:

  1、 无法将企业印章在统一位置展现,或是展现不直观、不明确;无法实时得知印章的使用状态。

  2、 无法将实物章和电子章的用印情况登记记录,或记录无法落实到每一份被盖章的纸质、电子文件上。

  3、 公章外借和归还管理混乱,无法记录具体的人员、时间、原因等信息,并且无法通过外借和归还的状态实时反映在每个印章上。

  4、 公章维护中只能登记实物章,无法对电子章进行统一管理,使实物章和电子章的管理分离。

  5、 公章的变更和作废没有形成日志,导致出现问题无法追溯。

怎么用OA系统进行高效的印章管理?

  华天动力协同OA系统印章管理系统是一个智能化、系统化、信息化的印章管理系统。通过对印章一览的展现,系统自动更新在库状态,让员工实时了解印章的使用情况;通过对印章登记、外借、归还等一系列的操作,让企业对印章的管理形成了系统化的认识,规范了印章的使用;通过对印章各种操作的记录,可将用印工作信息化的展现出来,使各个步骤都清楚明了,可留痕、可追溯。

  同时,华天动力协同OA系统印章管理不仅支持电子印章(CA 认证章),还支持与印控仪的对接,在系统中印章使用申请审核通过后,能够直接操纵印控仪进行盖章。那么通过华天动力协同OA系统可以进行哪些操作呢?

  1. 如何将公司印章维护到OA系统中?

  印章管理员可在印章管理中的印章维护中将公司的印章维护到OA系统里面,将印章名称、保管人、启用日期以及印章的照片、备注填写完毕即可;如果此印章存在电子版,则可以启用电子印章,将电子印章的文件上传,同时设置可使用此电子印章的人员。

怎么用OA系统进行高效的印章管理?

  2. 如何查看公司有哪些印章以及使用状态?

  使用人可以在印章管理的印章一览菜单中查看公司现有印章,可以通过缩略图和列表两种形式进行查看。每种印章可以清楚显示出此印章的名称、保管人、印章图片、说明情况,同时还可以根据印章的外借和归还操作显示印章的借出和在库状态,方便使用人在使用印章前清楚知晓印章的状态。

怎么用OA系统进行高效的印章管理?

  3. 用印情况如何登记?如公文和审批中的盖章是否也会有记录?

  使用人在用印批准后可以到印章管理员处进行用印,印章管理员会根据用印人、用印日期、用印文件、份数等信息进行用印登记;如在OA系统中的审批和公文的正文进行盖章后,也会在用印登记中自动生成一条用印记录。

怎么用OA系统进行高效的印章管理?

  4. 印章的如何进行外借和归还?

  如果使用人有印章外借的需要,则在领导批准后可到印章管理员处做外借登记。印章管理员可以选择所借出的印章、借用人、借用日期、预计归还日期并填写借用原因后完成外借操作,此时印章一览中的该印章状态为借出状态,他人不可再借用;员工在印章用完后可到印章管理员处将印章归还,此时印章管理员可以选择已经借出的印章,点击归还印章按钮,填写好归还的日期完成印章归还操作,已经归还的印章在印章一览中会显示为在库状态,其他人可以再次借用。

怎么用OA系统进行高效的印章管理?

  5. 印章如果有变更或作废应该如何操作?

  如果印章需要更改,则印章管理员在印章维护中找到需要修改的印章,点击修改印章按钮进行修改操作,其修改的内容都会在变更记录中显示;如果印章需要作废,则仍需印章管理员在印章维护中找到需要作废的印章,点击作废印章按钮,填写作废时间和具体的说明后,将此印章作废,作废操作会在作废记录中形成数据记录。

怎么用OA系统进行高效的印章管理?

  综上所述,华天动力协同OA系统,可以高效进行印章管理,使客户对印章做到一览清晰,实时掌握印章动态为及时用印提供数据支持,提高使用者工作效率;登记全面,不仅可以登记纸质文件的用印情况,还可将审批和公文中的盖章情况自动反应到用印记录中来,提高了电子版信息登记数据的准确性;借还一体,使用规范、有效防止印章的丢失,也为每个印章的去向留存数据记录;实物章和电子章两种印章结合式的统一管理,为印章管理员提供便利,维护简单;变更作废,日志留痕,便于企业日后追溯此印章的更改状态,明确责任。

  OA系统:http://www.oa8000.com/
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