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华天动力协同OA系统:四步走实现企业流程电子化

2018-03-22 17:06:02
  流程是企业运作的基础,企业所有的业务都需要流程来驱动。在企业中,各个流程的流转带动整个企业的运转,不夸张的说,流程管理不善的企业是无法前进发展的。所以说,无论是初创企业,处于发展中期企业,还是处于平稳发展阶段的企业都应该重视用制度和流程来进行管理,而最科学合理的流程电子化进阶之路就是“四步走”。

  今天,我们便将企业流程电子化管理的“四步走”方法论分享给大家:

华天动力协同OA系统:四步走实现企业流程电子化

  第一步:梳理流程

  几乎所有的企业对于企业内部管理都有一套自己的规章制度,而梳理流程便是企业根据自身规章制度和业务习惯进行工作流程的梳理,从而汇总成一套完整的管理流程。

  梳理流程是企业流程电子化的第一步,在梳理流程的过程中,我们可以把企业分散庞杂的流程信息收集起来,把错综复杂的流程信息整理起来,为企业固化流程和简化流程打好基础。

  第二步:固化流程

  当我们梳理好企业的各类流程,就会发现不同部门、不同工作所对应的流程的数量是十分庞大的,而我们固化和简化流程的过程,就是要把不同流程中相同的部分提取出来,形成一个通用流程,成为企业通用的、固定的工作准则。

  虽然大部分企业都十分重视企业的流程管理,并制定了详细的流程管理内容,但是这些流程管理方法却难以落地,这时,企业便需要通过IT系统将企业梳理并固定好的流程规则执行起来,全面提高流程管理效率。

华天动力协同OA系统:四步走实现企业流程电子化

  第三步:监控流程

  所谓监控流程是对企业的流程数据和工作环节进行监管。通过电子化流程管理,管理者可以随时查看下属员工的工作留痕,了解工作进展,监督流程状态,实现对整个企业流程运转情况的监管。同时,管理者可以通过流程统计报表进行大数据挖掘,以数据信息为依据做出科学决策。

  在监管流程的过程中,我们可以对所有审批超时情况进行统计总结,对所有部门的超时情况进行查看,如根据所有审批数和超时审批总数,计算出超时百分比;我们可以对所有审批人批阅时间进行统计总结,查看所有人平均批阅时间;我们也可以对审批流转记录中的流转时间进行地平均统计,查看各工作的耗时流程排名等。

华天动力协同OA系统:四步走实现企业流程电子化

  正如上图所示的几个流程统计图,我们可以了解企业内各类工作流程的使用次数和使用频率,了解企业员工发起申请的数量,了解哪些企业员工手中有大量待办事项没有完成,知道哪些工作环节有审批超时的情况等等。通过对这些流程数据的统计与分析,企业管理者便可以针对不同的工作人员和工作环节做以调整,为优化流程提供科学依据。

  第四步:优化流程

  优化流程是电子化流程管理的最后一步,通过监控,管理者可以看到整个工作流程中存在的问题或可以优化的细节。以对工作各环节的时间管控为例,通过对工作时间的监控,管理者可以获悉每一个工作环节所花费的时间,从而对工作环节做出细化和科学的调整,最终达到优化企业工作流程,改善企业工作,全面提升企业工作效率的目的。

  在这四个步骤中,企业可以实现对工作流程的优化管理,从梳理到固化,从监控到优化,并在管理流程的过程中再次梳理、再次固化、再次监控,以达到持续优的化循环式流程管理,全面提升企业效率,加强企业内控力度。

华天动力协同OA系统:四步走实现企业流程电子化

  华天动力OA根据企业16年信息化建设服务经验,结合超过13000家企事业单位的实际应用案例,总结出企业流程管理的四大步骤,通过四步走方法论帮助企业提升内部运营效率。从决策到执行,从操作到记录,从反馈到统计,从统计又返回到决策,华天动力协同OA系统可以帮助企业实现工作流程的闭环管理。

  在这个闭环管理中,企业可以明确人、事、法、监的管理规律:什么人去做什么事,这件事要怎么做,这件事怎样监管,什么时间完成,反馈的结果如何,在事件中我们积累了那些经验,这整个流程都会被完整记录并形成统计,为同类工作的决策提供更有力的数据支撑,从而优化企业的管理,推动企业的进步与发展。

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