企业信息化办公从公文收发开始

2018-01-02 16:59:54

       OA系统的公文收发功能是部门之间传递公文的重要途径，主要包含公文的编辑、收发、查询和监控等功能。公文收发功能在OA办公系统的众多功能中，是被使用频率较高的一个功能。今天，笔者以华天动力协同OA系统为例，为大家介绍OA系统公文收发功能的使用方法。
      华天动力协同OA系统的公文收发功能是两个独立的模块。其中公文发文功能包括发文登记、发文关注、我的拟稿、待办发文、发文阅读、经办发文和转发查询7个子模块；公文收文功能包括收文登记、收文关注、待办收文、待阅收文、经办收文、承办收文和转发查阅7个子模块。
 
       公文发文，发文登记
       在发文登记模块中，用户可以选择预先设定好的发文模板进行快速发文，还可为标准化的发文单补充编辑正文，并对发文单进行打印、保存及提交的操作。
       公文发文，发文关注
       在发文关注模块中，用户可以通过主题和发文来源找到自己关注的发文，这些发文以不同颜色的标识来显示不同的审批状态，用户可以转存和转发发文。
       公文发文，我的拟稿
       在我的拟稿模块中，用户可以通过主题和发文字号查找全部拟稿，可以通过点亮表格尾列的心形标识特别关注一些拟稿，还可以对拟稿进行催办、转存和转发的操作。
       公文发文，待办发文
       待办发文模块中罗列着全部待办发文信息的列表，用户可以通过主题和发文字号查询对应的发文信息，并对这些发文进行转发或转存的操作。此外，在发文列表中超时的单据会以红色字体显示出来。
       公文发文，发文阅读
在发文阅读模块中，用户可以根据发文日期、主题和阅读状态等信息查找自己需要的发文并进行阅读。
       公文发文，经办发文
      在经办发文模块中，用户可以通过审批日期、当前状态、主题和发文字号查询所有经办发文的信息。不同审批状态的经办发文信息以不同颜色的标识区分开，用户还可以查看每一条经办发文的审批记录。
      公文发文，转发查阅
      在转发查阅模块中，用户可以根据申请日期和主题查询对应的发文信息，并可以直观的看到每一条转发发文的申请日期、当前审批状态以及转发人。
 
       公文收文，收文登记
      在收文登记模块中，用户可以通过标题、来文字号、收文类型和等级日期查询相关收文信息，并可以进入收文登记入口编辑收文处理单。对处于处理状态中的滞缓文件，用户可以发起催办申请。
       公文收文，收文关注
在收文关注模块，用户可以通过来文标题和收文来源查询自己关注的收文信息，并对这些信息进行转发和转存的操作。
       公文收文，待办收文
       待办收文模块与待办发文模块相对应，展示全部待办收文信息的列表。用户可以通过来文标题和来文字号查询对应的收文信息，并对这些收文进行转发或转存的操作。此外，在收文列表中超时的单据会以红色字体显示出来。
       公文收文，待阅收文
       在待阅收文模块中，用户可以通过分发时间、来文标题和阅读状态等信息查询待阅收文。
       公文收文，经办收文
       在经办收文模块中，用户可以通过来文标题和来文字号查询所有经办收文的相关信息。不同审批状态下的经办收文信息以不同颜色的标识区分开，用户还可以查看每一条经办收文的批阅记录。
       公文收文，承办收文
       用户可以在承办收文模块中通过来文标题和来文字号查询自己承办的收文。在查看每一条收文承办信息的同时，用户还可以为它们编辑承办报告。
       公文收文，转发查阅
       公文收文的转发查阅模块与公文发文的转发查阅模块非常相似，用户可以通过申请日期和主题查阅所需信息。
       华天动力协同OA系统在公文收发模块中非常注重人性化的设计，充分考虑企业在收发公文操作中的需求，将处于不同状态的公文用不同颜色的字区分开，一目了然。同时，OA系统为企业提供了可以一劳永逸的模板功能，极大的提高了收发公文的效率。此外，OA办公系统强大的权限设置功能，可对发文单每个控件进行读写权限设置，保证了收发文单的数据信息安全。