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企业如何在实施环节中明确办公需求

2017-12-14 17:09:49
从文件型OA系统,到协同型OA系统,再到今天的知识型、智慧型OA系统,OA的发展似乎一直在追随着企业需求的步伐。反之,企业能够有明确的办公需求,在进行OA选型和实施的环节中,也能更好的发挥出协同办公系统的作用。
 
OA办公系统是如今企业日常运作管理中使用率最高的应用系统。有越来越多的企业正在实施或准备实施OA系统,但是对许多第一次选型OA办公系统的企业来说,除了了解都有哪些OA产品,理清实施OA系统的需求很关键。
 
总是有很多人反映OA实施后用处不大,觉得自己吃亏上当了。其实不然,这与OA系统前期的选型、中期的实施、后期的应用都有很大的关系。前期选型OA时,企业都需要哪些功能?OA系统实施中,需求会不会有变更?系统实施后,OA的功能在企业运作管理中是否应用充分?从选型到应用,企业对自身需求了解直接关乎着OA的使用体验。
 
实施前:OA系统实施需求尽量细化
  
企业要用好OA系统,首先要确定自己的需要,包括当前的核心需求以及未来几年的潜在需求。需求确定要具体、集中,不要泛泛,比如我就想提高工作效率。这些需求不清楚是无法选择适合自己的OA的。
  
确定好自己需求后,选几款合适的OA系统进行试用吧。在OA软件行业,有远见的厂商一直在大力提倡和鼓励用户试用产品,比如泛微、华天动力等。以华天动力OA系统为例,其在线试用功能无需填写任何试用资料即可进行。企业不妨结合这种试用手段,将自己的核心需求,将代表性的流程、表单、报表等功能试用一下,再看看操作是否容易上手。如果感觉差不多,就可以和厂商进一步沟通,如果差距太大,那么就可以放弃了。
  
实施中:多沟通明确OA系统实施需求
  
许多OA选型者以为确定OA系统选型之后就万事大吉了,一切交给OA厂商了,实则不然。以华天动力OA系统多年实施经验来看,OA系统实施之后经常会遇到的一些典型问题如流程梳理、管理对接、系统设置、需求变更乃至二次开发等。其中最困难的两个问题恐怕还是管理对接和需求变更,前者是如何将OA系统与企业的管理实践完美融合,通过OA系统实现管理制度的落地和保障执行。后者是如何对需求变更进行有效的管理,既确保项目的顺利实施和按期交付,又满足用户合理的个性化需求。
  
不管是什么问题,解决之道都在于沟通,包括厂商实施人员和企业项目主管间的沟通,以及企业内部各相关人员的沟通。沟通建立在坦诚和理解的基础上,只要沟通顺畅了、到位了,那么问题就容易解决。
  
实施后:理性对待OA系统在企业中的管理作用
  
OA系统的应用应该循序渐进、坚持不懈。它要完全融入企业需要一个过程,不是一蹴而就的。只有按照既定的目标,一步一步去实现,才能够达到预期效果。另外,OA系统只是一个工具,首先需要企业有正确的组织文化和管理制度,指望OA系统来变革企业管理是不现实的。它只能是协助企业管理,完善企业管理,提升企业管理。它需要企业至上而下持续的支持和坚持,如果上面的管理者不用,那么下面的员工肯定也用不好,所以管理者对OA系统的应用起到龙头的作用。这也就是华天动力OA系统倡导的“智慧协同”理念的原型,企业OA系统使用需要实现执行、管理、决策的协同一体化。
  
正是因为企业对需求的明确性会直接影响到OA系统的实施效果,许多专业人事才会在企业进行OA选型时建议成立小组,研究企业真正的核心需求。因此,想要引入OA系统的企业将需求做得越明确、越具体、越详细越好。
 
OA办公系统:http://www.oa8000.com
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